确定了亚洲巡回展的计划后，苏念和凌晚将首站定在了日本。日本，这个既保留着深厚传统文化底蕴，又在现代艺术领域有着独特创新的国家，为国际青年艺术交流项目带来了全新的机遇和挑战。
苏念和凌晚提前抵达日本，开启了紧张的筹备之旅。他们首先来到东京，与当地的艺术机构、策展团队以及文化专家会面，深入了解日本的艺术市场、观众喜好以及文化特色，为展览的策划做充分准备。
在一次与日本艺术界人士的座谈会上，一位资深的日本策展人说道：“日本观众对艺术有着极高的鉴赏力，他们既尊重传统艺术，又对现代艺术的创新充满兴趣。在展览策划上，要注重传统与现代的平衡，让观众在欣赏作品的同时，能感受到文化的传承与发展。”
苏念点头表示认同：“我们也希望通过这次展览，展现世界各地青年艺术家对日本文化的独特理解，同时让日本观众看到不同文化背景下艺术的多元性。”
根据座谈会上获取的信息，苏念和凌晚与策展团队开始精心策划展览内容。
他们决定围绕日本的传统文化元素，如茶道、武士道、樱花、浮世绘等，邀请艺术家们创作相关主题的作品。
同时，在展厅布置上，借鉴日本传统建筑和美学理念，营造出一种宁静、雅致且富有文化氛围的空间。
“我们可以采用榻榻米、障子纸等传统元素来划分展厅空间，通过柔和的灯光营造出日式的温馨与静谧。” 策展团队的一位成员提议道。
凌晚补充道：“在作品展示方式上，也可以参考日本传统的展示手法，比如卷轴画的悬挂方式、陶瓷的陈列布局等，让观众感受到日本传统艺术的韵味。”
在作品征集方面，他们通过各种渠道向全球青年艺术家发出邀请，鼓励他们以日本文化元素为灵感进行创作。
很快，他们收到了来自世界各地的众多优秀作品。
有一位来自南美洲的画家，以樱花为主题，运用鲜艳的色彩和夸张的笔触，展现了樱花在南美洲文化视角下的热烈与奔放，与日本传统樱花意象形成了有趣的对比；
还有一位欧洲的雕塑家，以武士道精神为灵感，用金属材料打造出充满力量感的雕塑作品，诠释了他对武士道中勇气和坚韧的理解。
宣传推广工作也同步展开。他们与日本的媒体、艺术杂志、社交媒体平台合作，制作了一系列精美的宣传资料。
宣传海报以日本传统的和纸为背景，搭配现代艺术风格的字体和作品图片，既展现了日本的传统文化特色，又突出了展览的现代艺术气息。
“国际青年艺术交流项目即将登陆日本，一场融合全球创意与日本文化的艺术盛宴即将开启！” 宣传语通过各种渠道传播开来，吸引了众多日本艺术爱好者的关注。
在筹备过程中，苏念和凌晚还特别关注到日本观众对艺术体验的重视。
为了让观众更好地参与其中，他们计划在展览期间举办一系列丰富多样的互动活动。
比如，设置茶道体验区，让观众在欣赏艺术作品的同时，亲身体验日本茶道的宁静与优雅；举办传统日本艺术工作坊，邀请日本当地的艺术家教授观众制作和纸、绘制浮世绘等传统技艺；还将安排艺术家与观众的面对面交流活动，让观众有机会深入了解作品背后的创作故事和文化内涵。
“这些互动活动不仅能增加观众的参与度，还能让他们更深入地理解艺术与文化之间的联系。” 苏念说道。
随着展览开幕日期的临近，各项准备工作逐渐就绪。然而，就在这时，他们遇到了一个突发问题。由于运输过程中的一些意外，部分作品的包装受损，虽然作品本身没有受到实质性的损坏，但为了确保展览质量，需要重新进行包装。
“这可怎么办？时间这么紧，重新包装会不会影响展览的正常进行？” 凌晚焦急地说道。
苏念迅速联系了当地的专业包装团队，与他们沟通情况并要求尽快解决问题。包装团队表示会全力以赴，调配足够的人手和材料，确保在最短的时间内完成重新包装工作。
在包装团队紧张工作的同时，苏念和凌晚也没有放松其他方面的准备工作。他们再次检查了展厅的布置、互动活动的安排以及宣传推广的进度，确保一切都能顺利进行。
经过几天的努力，包装问题终于得到解决，所有作品都以完美的状态准备就绪。苏念和凌晚看着重新包装好的作品，心中的石头终于落地。