林宇刚踏进办公室，就听见创意部的小吴在工位上唉声叹气，手里的鼠标点得“啪啪”响，屏幕上的设计稿改得面目全非。
“怎么了这是？跟鼠标有仇啊？”林宇走过去，瞥见稿子里的产品卖点改了三版，从“性价比之王”变成“高端定制款”，最后又绕回“亲民路线”，看得人眼花缭乱。
小吴苦着脸转过头：“林总监，别提了，跟销售部对接的这个母婴项目，快把我逼疯了。上周三明明跟销售部的张哥确认好，核心需求是‘突出性价比吸引宝妈’，结果我熬夜改完，他昨天又说客户想要‘高端感’，今天一早又发消息说‘还是得兼顾亲民，不然客户预算不够’，这来回改，我都快忘了最初要做啥了。”
话音刚落，旁边的赵倩也凑过来吐槽：“我这边也一样，销售部提交的需求单就一句话‘设计一款吸引人的海报’，问他们‘吸引什么人群’‘重点突出什么信息’，都说‘你们看着来，客户没说细’，结果海报做出来，客户嫌没突出新品成分，销售部反过来怪我们没问清楚，这锅甩得比甩体温计还快。”
林宇皱了皱眉，打开团队项目看板，发现最近一周有三个跨部门项目都卡在了“需求确认”环节，平均每个方案都要修改四五次，原本计划上周交付的母婴项目，现在还在改第三版创意，客户那边已经发了两次催促消息。
“走，去销售部看看。”林宇拿起笔记本，带着小吴和赵倩直奔销售部办公室。刚进门，就看见销售部的张哥正对着电话点头哈腰：“好好好王总，我们马上让创意部改，保证符合您的要求……”挂了电话，他抹了把额头的汗，转头就看见林宇，脸色有点尴尬。
“张哥，刚才跟客户聊的是母婴项目吧？”林宇直接开门见山，“小吴说这个需求改了三版了，到底是客户变了想法，还是咱们这边传达的时候出了问题？”
张哥叹了口气，往椅子上一瘫：“林总监，不瞒你说，我也头疼。客户那边对接人是个新人，今天说东明天说西，我记下来传达给你们，转头客户又改主意，我总不能每次都追着客户问三遍吧？再说我们每天跑客户、接电话，哪有那么多时间跟创意部一句一句抠细节。”
“可你们不把细节说清，我们改来改去更耽误时间啊。”小吴忍不住插了句嘴，“上次那个美妆项目，就是因为没说清客户要‘国风风格’，我们做了现代风，最后差点被客户投诉。”
两人你一言我一语，眼看就要吵起来，林宇赶紧拦住：“别争了，这不是谁的错，是咱们没个明确的沟通规矩。这样，下午我召集创意部、销售部还有客户部，开个协调会，咱们定个机制，以后再也别因为‘需求没说清’折腾了。”
下午三点，三个部门的核心成员挤在会议室里，刚坐下来，销售部的李姐就先开了口：“林总监，不是我们不想说清需求，主要是客户那边变数太多，有时候我们刚确认完，他们就临时加要求，我们总不能让客户等着吧？”
客户部的老郑也跟着点头：“对，我们跟客户对接时，有些客户自己都没捋清需求，就说‘你们看着办’，我们也没法子。”
林宇没急着反驳，而是打开投影仪，放了张表格——上面列着最近一个月跨部门项目的修改次数和延期原因，“需求传达模糊”占了60%，“客户临时变更未同步”占了25%。“大家看，光是这两项，就让我们多花了近三分之一的时间在返工上。我想了两个办法，咱们试试。”
他顿了顿，继续说：“第一，咱们搞个‘需求确认单’，不是随便写一句话就行，得包含‘核心目标’‘目标人群’‘验收标准’‘客户特殊要求’这四项，销售部跟客户对接完，必须填好这张单子，让客户签字确认，以后客户再改需求，得重新填单子，咱们按新单子来，避免口头传达出岔子。”
“客户签字？这会不会太麻烦了？”张哥皱了皱眉。
“麻烦一次，省得后面改十次。”林宇笑着说，“上次母婴项目要是提前让客户签了确认单，现在也不用改三版了。第二，咱们每周开一次‘进度同步会’，三个部门各出一个人参加，销售部说客户那边的最新情况，创意部说项目进度和遇到的问题，客户部负责跟进客户反馈，有变动当场说，别等问题堆成山了才发现。”
大家你看看我，我看看你，觉得这办法确实可行。销售部的李姐琢磨了一下：“需求确认单我觉得行，至少以后客户再变卦，我们有依据，不用背锅。同步会也挺好，省得我们天天追着创意部问进度。”
客户部的老郑也点头：“这样我们也能及时知道创意部的需求，跟客户沟通时更有方向。”
说干就干，林宇当场让助理打印出几份“需求确认单”模板，大家一起讨论着修改细节——比如“验收标准”里要写清“设计风格”“字数限制”“交付格式”，甚至连“是否需要双语版本”都得标清楚。
第二天一早，销售部的张哥就拿着填好的母婴项目需求确认单来找小吴，单子上客户签字清清楚楚，核心目标写着“突出性价比，吸引25-35岁宝妈”，验收标准里还特别注明“颜色以浅蓝为主，避免使用鲜艳色彩”。小吴看着单子，心里踏实多了，这次没再犹豫，直接按单子开始设计，不到两天就完成了初稿，客户看了只提了个小修改意见，一周就顺利交付了。
一周后的进度同步会上，张哥笑着说：“这需求确认单真管用，昨天跟客户对接新产品，填完单子客户自己都笑了，说‘你们这么细致，省得我以后反悔’。”
赵倩也说：“现在不用猜客户想要啥了，单子上写得明明白白，效率高多了。上次那个美妆海报，按确认单做，一次就过了。”
林宇看着大家轻松的表情，心里也松了口气。原本剑拔弩张的跨部门协作，就因为一个小小的“需求确认单”和每周一次的同步会，变得顺畅起来。散会时，销售部的李姐还拉着林宇说：“林总监，下次你们要是有其他跨部门的好办法，可得跟我们分享分享，这效率一上来，我们也不用天天加班了。”
而在会议室门外，路过的王建国听到里面的笑声，脚步顿了顿。他原本以为林宇搞不定跨部门的烂摊子，说不定还会被销售部投诉，没成想反而让三个部门配合得更默契了。他撇了撇嘴，心里暗骂一句“运气好”，转身悻悻地走了——他可没注意到，林宇在制定沟通机制时，早就把“客户临时变更”“信息不同步”这些潜在问题都考虑到了，这哪是运气好，分明是把问题掐在了源头。
需要我根据这一章的沟通机制设定，帮你整理一份“跨部门需求确认单”的具体模板，方便你在后续章节中直接沿用这个设定吗？